Assistante de direction : un métier passion...

Natacha de Kalligo : Catherine, vous êtes assistante de direction trilingue (anglais-allemand) pour un équipementier automobile japonais. Expliquez-nous quelles sont vos principales missions.

Catherine Dutang : j'assure mes fonctions en lien direct avec la Direction Générale du groupe sur un réseau international. J'assiste le vice-président français et le président japonais. J'opère d'une part sur des missions classiques d'assistanat comme la gestion des agendas, l'organisation de déplacements, la préparation des dossiers pour les réunions, la rédaction de comptes-rendus, la mise en page et la traduction de documents... Ces missions sont le cÅ“ur de métier de l'assistante. L'objectif est de délester mes responsables de la partie « administrative Â» pour qu'ils puissent se consacrer entièrement à leurs missions de managers.

Natacha de Kalligo : quelles sont vos activités annexes ?

Catherine Dutang : j'ai également une casquette RH : je participe notamment au recrutement des candidates apprenties en BTS assistant manager. Je suis très motivée sur ce dossier, cela me tient à cÅ“ur de transmettre mon savoir et ma passion du métier. Cela me semble important de prendre soin de bien intégrer nos futures assistantes. Quand elles sortent de l'école, elles ont beaucoup de connaissances théoriques, mais il faut ensuite les immerger dans la fonction pour qu'elles soient réellement opérationnelles. Je leur enseigne par exemple les piliers du métier en les sensibilisant au monde des adultes en entreprise et en leur inculquant mon savoir sur la tenue du poste : le positionnement, l'écoute, les bonnes attitudes... Je les incite à prendre des initiatives et à être proactives car dans ce métier, il faut aussi savoir être débrouillarde !

Natacha de Kalligo : comment vivez-vous la gestion de deux responsables ?

Catherine Dutang : les relations avec mes deux dirigeants sont inévitablement très différentes car l'un est japonais, l'autre français... Différence de culture, de caractère, de management... Pour moi c'est très enrichissant. Il faut toujours un peu de temps au départ, mais les relations de confiance sont désormais bien installées avec l'un comme avec l'autre. Je les connais bien. Je vois tout de suite ce qui ne va pas, s'ils sont stressés, optimistes... Ce sont vraiment des relations privilégiées que j'apprécie et qui sont d'ailleurs le propre du métier d'assistante.

Natacha de Kalligo : et vos relations avec les autres collaborateurs ?

Catherine Dutang : avec les autres collaborateurs, comme beaucoup d'assistantes de direction, je reste un élément « pivot Â»... Certains viennent prendre la température à mon bureau avant de positionner un rendez-vous avec l'un de nos dirigeants... D'autres viennent à la pêche aux informations croustillantes... Je dois alors faire preuve de discrétion ! Ni froide ni bavarde, il faut trouver le juste milieu pour rester agréable et... discrète ! Je vois passer des informations stratégiques à longueur de journée. Cela me confère une lourde responsabilité en termes de confidentialité que je ne prends évidemment pas à la légère.

Natacha de Kalligo : j'ai l'impression que vous êtes très active au sein de votre entreprise, je me trompe ?!

Catherine Dutang : non en effet ! En parallèle et afin d'élargir mes compétences, j'ai également une mission de coordinatrice/manager du réseau des assistantes du site. Cette mission valorise fortement le métier d'assistante au sein du groupe et lui donne la dimension nécessaire pour ne pas oublier les rôles et les fonctions des assistantes de direction d'aujourd'hui. Nous nous réunissons environ une fois par mois pour faire le point sur notre travail, les projets en cours et échanger des astuces. Nous essayons de mettre en commun nos pratiques pour unifier nos documents et gagner du temps. Le réseau a d'ailleurs été à l'initiative d'un guide spécial pour les assistantes tutrices afin de formaliser quelques conseils pour mieux manager nos apprenties assistantes manager avec entre autre l'élaboration d'un document de support au bilan qui nous réalisons régulièrement avec elles.

Nous avons en projet la création d'un espace collaboratif dédié aux assistantes du Groupe. J'aime partager et je suis une fervente utilisatrice des réseaux, au sein du Groupe et sur la toile en générale. J'aime apporter ma pierre à l'édifice et donner mon avis sur des sujets qui me touchent. Cela me permet aussi d'élargir mes contacts et de continuer à progresser. Cela me semble très important de ne pas rester cloisonner dans son poste.

Natacha de Kalligo : comment envisagez-vous votre avenir ?

Catherine Dutang : aujourd'hui je me sens bien dans mon poste mais je pense bien sûr à « demain Â». Devenir office manager dans une PME ? Monter ma propre structure ? Me réorienter vers les ressources humaines ou la communication ? Je ne sais pas encore. C'est difficile d'évoluer et de changer de métier quand on est assistante de direction... Il faut faire des formations pour se reconvertir... Cela peut prendre du temps.

Natacha de Kalligo : quels conseils donneriez-vous à une assistante débutante ?

Catherine Dutang : de ne pas rester à son bureau à attendre que le travail tombe ! Au contraire apprendre à être proactive et faire preuve d'initiative. Apprendre également à anticiper les besoins et le attentes de ses managers.

Etre confiante et construire dans le temps la relation de confiance avec ses managers qui lui permettra de se voir confiée la gestion d'un ou plusieurs dossiers.

Crédit photo : Fabrice Ferrer - www.photoferrer.com