Evolution & Portraits métier

Une assistante ? Pour quoi faire ?!

03/04/2012

Avec le développement des nouvelles technologies, les managers sont de plus en plus autonomes. Mais cela signifie t-il pour autant que les assistantes deviennent « inutiles » ? Selon Dominique Charmes, formatrice et coach, rien n'est moins sûr...

Une assistante ? Pour quoi faire ?!

Cette question m'a été posée, il y a quelques jours, par un de mes amis manager. Celui-là même qui me soutenait, il y a encore quelques semaines, que le métier était amené à disparaître car il ne servait plus à rien avec l'évolution des moyens d'organisation.

« Moi, me disait-il, je n'en ai pas besoin. J'ai mes deux (ou trois téléphones) sur lesquels je reçois mes emails, mes SMS et mes appels. J'ai tout dedans : mon agenda, mes notes, mes dossiers en cours, etc. Je suis tout le temps en mouvement, jamais au bureau et je vole d'un rendez-vous à un autre en moto pour gagner du temps. Qu'est-ce que pourrait bien faire une assistante pour moi ? »

> Un manager pas si bien organisé qu'il n'y parait...

Vu sous cet angle, je ne voyais pas non plus en quoi une personne dans un bureau pourrait l'accompagner dans son travail et puis... j'ai noté quelques indices qui ne trompent pas.

Mon ami est toujours en retard, il faut le relancer dix fois pour qu'il paie certaines factures, il oublie d'envoyer des informations qu'il avait promises. Il manque de temps pour rédiger certain compte-rendu, il a parfois deux rendez-vous prévus à la même heure. C'est un équilibriste qui maîtrise parfaitement l'action immédiate, il sait réagir aux demandes instantanées mais il peine à coordonner sur le moyen et le long terme. Il oublie certains délais et compte sur les autres pour le relancer. Il semble réagir à des stimuli plutôt que d'agir selon un plan qui lui serait propre et dont il serait l'architecte.

Et puis, il est stressé du matin au soir et du soir au matin car il ne semble pas s'autoriser à protéger son intimité.

> Les domaines de compétences d'une assistante ?

La définition qu'Angela Mortimer, Présidente d'une société de recrutement britannique, avait donnée au début des années 90 m'est revenue en mémoire, cela paraît loin, mais c'est toujours d'actualité.

Une assistante a trois domaines de compétence qu'elle exerce quel que soit le poste qu'elle occupe :

  • la communication sous toutes ses formes et dans tous les sens (interne, externe, écrite ou non, d'interface, d'information, corporate, elle assure la recherche, le suivi et la transmission des informations que ce soit avec les clients, les collaborateurs, les institutionnels, ...)
  • la coordination des personnes et des projets, entre services, entre partenaires, etc.
  • l'organisation, c'est-à-dire cette capacité à rendre possible, à assurer le bon fonctionnement et à faire en sorte que chacun retrouve au moment « t » tout ce dont il a besoin pour travailler.

> Ce qu'une assistante pourrait apporter à notre manager

- Elle peut protéger son temps et gérer avec lui son agenda. C'est possible à distance et cela permettrait de limiter les risques de rendez-vous multiples. Elle peut veiller à la faisabilité des enchainements et attirer l'attention sur des incohérences choisies sous la pression du moment.

- Elle peut gérer une partie des affaires courantes pour permettre au manager de se dédier aux seules décisions pour lesquelles son action est indispensable. Avec elle, le manager peut déléguer tout ce qui est mangeur de temps mais de peu d'importance stratégique et qui pourtant est nécessaire pour assurer une meilleure image de l'entreprise ou un suivi plus serré des équipes ou des dossiers.

- Pour aider à la prise de décision, une assistante peut déblayer un sujet, mener une étude puis laisser au manager la décision finale en lui ayant épargné un travail de recherche fastidieux.

- Elle peut assurer la coordination des réunions qui, même avec les moyens techniques actuels, demande du temps. Ce temps serait libéré pour autre chose pendant que l'assistante assure la convocation et l'organisation de l'ordre du jour avec les participants par exemple.

- L'assistante peut initier des projets et les mener de bout en bout. Son rôle est de faciliter les choses et d'en rendre possible d'autres.

- L'assistante va libérer du temps pour qu'il puisse penser stratégie et assurer la continuité administrative. C'est un travail de support. Elle ne prend de décision que sur les dossiers pour lesquels elle a reçu délégation. Pour les autres, elle s'efface et son rôle s'arrête aux propositions qu'elle soumet.

- Elle peut assurer une veille technologique ou réglementaire, attirer l'attention sur des événements professionnels qui auraient pu échapper au manager.

- Elle doit rappeler les échéances et faire remonter des informations issues des autres services ou de personnes qui n'ont pas un accès facile car le manager est hors des murs.

> Une assistante pour une entreprise plus performante !

Une étude américaine assure que les managers avec assistante libèrent 50% de leur temps de travail. Temps qu'ils peuvent alors consacrer au management. Leur management est plus apprécié car ils sont plus disponibles pour leurs équipes et peuvent enfin utiliser 50% de leur temps de travail à la communication et au management. Ce qui est le ratio habituellement retenu aux USA pour définir un management optimum.

De plus, les managers voient leur niveau de stress diminué et rééquilibrent temps professionnel et temps personnel.

Cela, j'ai pu le vérifier chez un autre de mes amis dirigeant d'une PME dans le bâtiment. Il passait un temps fou à faire des devis et à résoudre des problèmes administratifs mais renâclait devant le surcoût salarial entrainé par l'embauche d'une assistante. Il travaillait tard chaque soir et revenait le week-end, obligé d'assurer les travaux administratifs en plus de ses autres responsabilités. Et puis, n'en pouvant plus, il s'est résolu à prendre une assistante. Après quelques semaines, c'est un homme transformé que j'ai revu. Plus calme, disponible, les traits détendus et une mine bien plus fraiche. Il avait, me dit-il, relancé des projets laissés de côté faute de temps et, en plus, il était ravi de pouvoir passer plus de temps en famille.

Petite ou grande, les entreprises et leurs managers (hommes ou femmes bien sûr) ont besoin d'assistantes. Les savoir-faire varient selon les personnes à assister, la taille de l'entreprise, la spécificité du secteur d'activité ou du service. De plus, certains managers doivent apprendre à travailler avec les assistantes avant d'en comprendre tout le parti qu'ils peuvent en espérer. Mais, pour augmenter l'efficacité et améliorer le rendement des services, rien ne vaut une ou plusieurs assistantes. Elles gardent le fort pendant que certains sont nomades, assurent la continuité des activités, gomment certains obstacles et limitent les déperditions d'information.

Alors, qui voudrait encore se passer d'une assistante ou mettre en doute leur nécessité ?

 

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Témoignage
de Sylvia

Assistante de gestion PME / PMI - Proserpol

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