Le rôle de facilitateur de l'assistante de direction

> Relayer l'information : une mission primordiale

L'assistante de direction a un impact important sur le climat de l'équipe et donc sur son efficacité. Par la manière dont elle communique, elle va apaiser les esprits et la situation ou au contraire les exacerber...

Elle est bien souvent la confidente de son directeur et de certains collaborateurs. Certaines assistantes parlent même de « bureau des pleurs » ! Ces confidences ne sont-elles pas la marque de la confiance que les uns et les autres lui témoignent ?

L'un des rôles important de l'assistante de direction est de relayer l'information du responsable vers les équipes et des équipes vers le responsable. Mais si elle se contentait de relayer l'information de manière mécanique sans réfléchir, ce rôle pourrait être tenu par n'importe qui. Tout l'intérêt de la mission réside dans la plus-value que l'assistante de direction va apporter.

> Etre une médiatrice efficace : les clés de succès

- Une bonne compréhension de son rôle et de l'importance de ce dernier

La médiation fait partie des attendus de sa mission, elle doit donc y consacrer l'énergie nécessaire. Il s'agit là d'un des aspects les plus intéressants et les plus valorisants de son poste. Si ce rôle n'est pas tenu, l'équipe de son côté y perdra certainement en efficacité.

- Un savoir-être adapté à sa mission

L'assistante de direction doit faire preuve de réflexion, de discrétion, de tact, de finesse, de doigté et d'une bonne dose d'affirmation de soi.

- Un savoir-faire relationnel

Elle doit également comprendre qu'elle peut être efficace, faire avancer les dossiers et obtenir le résultat sans mettre la pression ni occasionner de stress. Pour les assistantes, ces compétences relationnelles sont encore plus importantes du fait de leur position centrale et de leur rôle d'ambassadeur du manager et du service. Il s'agit de savoir-faire à part entière au même titre que la maîtrise des logiciels ou de l'expression écrite. À ce titre, ils peuvent s'acquérir ou se renforcer.

> Bien faire passer les messages : quelques bonnes pratiques

Tout d'abord, une règle d'or : je fais attention à ce que je dis, à qui je le dis et comment je le dis. Voici quelques bonnes pratiques pour relayer efficacement l'information dans son service :

• Ne jamais jeter d'huile sur le feu. Ne pas répercuter le stress des uns sur les autres. Véhiculer des messages rassurants et positifs,
• Faire passer les messages fermement et en douceur,
• Relancer fermement et en douceur,
• Remonter à son manager ce qu'il a besoin de savoir, ni plus, ni moins,
• Quand un collaborateur fait une confidence, systématiquement demander : « qu'est-ce que tu m'autorises à remonter ? »
• Savoir tempérer un manager qui va vite et qui s'impatiente parce que les choses ne vont pas assez vite pour lui. Savoir le calmer et lui faire comprendre que tout le monde ne va pas nécessairement à la même vitesse que lui.