Fiche pratique

Bien rédiger une lettre de réclamation

Vous avez subi un préjudice ? Une lettre de réclamation bien écrite peut faire la différence pour obtenir gain de cause. Voici quelques conseils qui vous permettront d’accroître vos chances.

Sur la forme

Assurez-vous que votre lettre comprenne bien les parties suivantes :

  • Vos nom, prénom, adresse, téléphone et adresse email
  • La localité et la date de rédaction du courrier
  • Les coordonnées du destinataire
  • Un objet
  • Dans le corps de la lettre : une introduction, un développement et une conclusion
  • Votre signature
  • Un renvoi éventuel aux pièces jointes

Bon à savoir : envoyez votre lettre en recommandé avec accusé de réception. Même si cela coûte cher, vous avez l’assurance que votre lettre arrive à bon port et cela renforce le sérieux de votre demande.

Sur le fond

1. Adresse du destinataire

Essayez de trouver l’adresse la plus directe possible. Pour cela, un simple coup de fil ou une recherche sur internet peuvent suffire pour trouver le bon interlocuteur. Si votre lettre atterrit sur le bon bureau, elle aura d’autant plus de chance d’être traitée rapidement et correctement.

2. Objet et Appel

  • Indiquez clairement l’objet de votre lettre. Par exemple : Réclamation pour non livraison de marchandise. Votre courrier aura une chance de plus d’être remis au bon interlocuteur.
  • Evitez les « Chère madame X », « Cher monsieur X » et soyez incisif en commençant directement par « Madame X » ou « Monsieur X ».

3. Introduction

Décrivez en une ou deux phrases votre problème pour justifier votre envoi. Vous devez être clair et concis pour interpeller tout de suite votre lecteur. Maintenez un ton sec et professionnel, évitez les blagues…

4. Développement

Vous devez décrire en détail le préjudice que vous pensez avoir subit. Argumentez et expliquez en quoi vous pensez avoir droit à une compensation. Utilisez de préférence des phrases courtes construites en paragraphe avec des énumérations si possible.

5. Conclusion

Inutile de tourner autour du pot, demandez clairement ce que vous attendez en réparation du préjudice que vous pensez avoir subit. Par exemple : je vous demande de me rembourser la marchandise ou bien je vous prierais de bien vouloir me faire une remise à valoir sur mon prochain achat… Précisez bien les délais. Cela vous évitera d’attendre trop longtemps une réaction de leur part.

6. Pièces jointes

Envoyez des copies et non les originaux !

 

Une fois que votre lettre est terminée, signez-la et relisez-la bien pour éviter les fautes d’orthographe.

L’ASTUCE KALLIGO

Préférez la lettre à un simple email. Ce dernier est moins direct et sa portée juridique n’est pas clairement définie.

Exemple de lettre de réclamation

 

Note (3 votes)

Notez cet article (Cliquez sur les étoiles)

Ajouter un commentaire

1000 caractères max

Rédiger un commentaire

Pour publier votre commentaire, veuillez-vous identifier.

Se connecter

Vous n’avez pas encore de compte Kalligo ?
Inscrivez-vous dès maintenant en quelques clics :

S'inscrire gratuitement

Publicité

Sondage

Publicité Image

Témoignage
de Anastasia

Responsable commerciale

Je viens d'accéder au poste de responsable commercial et Kalligo m'a beaucoup aidé en matière de création de tableaux et reporting commercial. Grace à Kalligo, j'ai pu être efficace rapidement. Merci !!!