La prise de notes sur ordinateur : conseils et astuces

La prise de notes sur ordinateur prend petit à petit le pas sur la prise de notes traditionnelle avec un bloc et un stylo et se démocratise de plus en plus… Cette pratique est plutôt à réserver pour des réunions courtes et bien structurées. Elle n’est en effet pas recommandée dans les entretiens au cours desquels la dimension relationnelle est importante, comme les entretiens de fin d’année par exemple.

> La prise de notes sur ordinateur : un gain de temps certain !

N’ayons pas peur du changement ! La prise de notes sur ordinateur demande un peu d’entraînement au départ, mais une fois la technique maîtrisée, elle permet d’être plus efficace et de gagner du temps. Cela permet de rédiger rapidement un compte-rendu. De plus, il peut par exemple être validé directement par les participants dans la salle de réunion.

Cette pratique favorise également la valorisation du rôle de l’assistant(e). « Cette technique donne à l’assistante un positionnement plus affirmé lors de la réunion. Il ou elle s’autorise plus facilement à poser des questions ou demander l’approbation sur le texte qu’elle vient de rédiger », explique Christine Harache.

> Conseils à suivre pendant la réunion pour une prise de note efficace

• Ne cherchez pas à tout noter, cela ne sert à rien. Par contre, faîtes vous confiance et attendez d’avoir bien compris ce qui se dit pour taper les informations. Vous serez plus synthétique et plus juste.
• Utilisez des abréviations pour gagner du temps dans la saisie et pré-enregistrez-les dans Word. Quand vous taperez par exemple « nb », Word traduira alors directement en affichant le mot « nombre ». Voir la fiche pratique pour créer vos abréviations dans Word.
• Utilisez également la fonction « commentaires » dans Word pour le cas où vous auriez une question à poser par la suite, une précision à rechercher. Le texte de commentaire apparaîtra dans la marge dans une bulle de couleur et vous permettra de faire simplement des annotations.
• Même si vous avez l’habitude de taper des textes rapidement, personne n’est infaillible ! Vous allez faire des fautes de frappe et c’est normal, mais inutile de les corriger tout de suite car cela vous déconcentrera et pendant ce temps vous n’écouterez plus ce qui se dit en réunion. « Une petite astuce au sujet des fautes de frappe : après la réunion, avant de corriger votre compte-rendu, passez le correcteur automatique, cela vous en enlèvera déjà une grosse partie ! », affirme Christine Harache.

L’exercice régulier permet de développer son efficacité. Il ne vous reste plus qu’à saisir toutes les occasions pour vous entrainer !

À lire : Toute la fonction Assistante - 2e éd. - Savoirs, Savoir-faire, Savoir-être