Courrier : les erreurs à éviter

02/12/2010

Les courriers que vous envoyez véhiculent une certaine image de votre entreprise. Apportez-y donc toute l’attention nécessaire. Voici un peu d’aide pour une rédaction de qualité, sans impairs.

> UN TEXTE SANS FAUTES

Un « s » oublié par là, un mot mal orthographié par ici ! Faites preuve d’une extrême rigueur dans votre orthographe. En particulier, respectez l’exactitude du nom et de la fonction du destinataire. Si vous décidez d’opter pour un courrier manuscrit, bannissez toute rature ou autres corrections. Sinon, la réécriture de la lettre s’impose.

Astuce : accordez-vous toujours cinq minutes avant l’envoi de votre courrier pour une relecture. Le correcteur orthographique de votre logiciel de traitement de texte sera un précieux allié. N’hésitez pas non plus à garder dans un tiroir un dictionnaire, bien utile !

> LA FORME À ADOPTER

Lettre manuscrite ou dactylographiée ? Au quotidien, vous rédigez principalement sur votre ordinateur. Cela évite les problèmes d’écriture illisible. Cependant, préférez l’envoi d’un courrier manuscrit lorsque vous vous adressez à un supérieur ou si la lettre comporte un caractère confidentiel.

Si votre lettre fait plus d'une page, mettez des points de suite ".../..." en bas à droite des pages. Mais attention, ne coupez jamais votre lettre avant la formule de politesse.

> SOIGNEZ LA PRÉSENTATION

Comment organiser votre texte ?

La date : elle doit apparaître en haut à droite, à 5 ou 6 cm du bord ;
L’objet: il s’inscrit à 7 ou 8 cm du bord gauche, environ à la hauteur du premier tiers de la page.
Le texte : il commence au centre de la page. Pour chaque nouveau paragraphe, insérez un retrait à gauche pour la première ligne, en l'alignant sur l'objet. Cela permettra d'offrir une présentation claire et aérée. De plus, concernant le fond, une seule idée doit être développée par paragraphe, les phrases courtes.
Bon à savoir : Si votre lettre est particulièrement courte, augmentez l'interlignage pour obtenir une lettre visuellement plus harmonieuse.
La marge : celle de droite est moins importante que celle de gauche. Elle n'excède pas 2 ou 3 cm.
Attention : La largeur de votre texte doit être raisonnable. Gardez à l'esprit que l'œil se fatigue à parcourir des lignes trop longues ou trop courtes.
La signature : mettez-la à droite dans la moitié inférieure de la dernière page. Vous pouvez ajouter votre nom en lettres capitales en dessous, si votre destinataire risque de rencontrer des difficultés pour vous identifier.

> DES POINTS DE SYNTAXE

Ne commencez jamais votre lettre par « Je », sauf dans le cas de la formule « J'ai l'honneur ».
Quant à la date, ne l’écrivez pas en abrégé. D’usage, faites la précéder du nom de la ville ou du lieu duquel vous écrivez.

Attention : Bannissez l'expression "ce mardi ".

Concernant le destinataire, préférez la formule complète (au choix: Monsieur Durand, Monsieur Jean-Claude Durand ou M. Jean-Claude Durand) aux abréviations (ex: Mme Dupont). Si vous ne connaissez pas son identité précise, optez pour un classique et neutre « Madame », « Monsieur » ou « Madame, Monsieur », voire nommez votre interlocuteur par sa fonction (ex: Monsieur le Directeur).

Enfin, adoptez un style direct. Adressez-vous à votre correspondant comme vous lui parleriez, notamment en utilisant le vouvoiement. Utilisez également la forme active (ex : nous souhaitons vivement que vous participiez à cette réunion).

L’ASTUCE KALLIGO

Pour fixer une fois pour toutes vos marges dans Word :

ouvrez un document vierge ;
double-cliquez sur la règle pour ouvrir la boîte de dialogue "Mise en page" ;
modifiez les paramètres ;
cliquez sur le bouton "Par défaut..." ;

Aller plus loin...

Témoignage
de Elisabeth

Assistante de direction - ASN

Le site Kalligo est très sympa ! Il est agréable, bien présenté et touche plein de domaines différents qui concernent les assistantes. Certains articles me donnent des idées et le calendrier est aussi très utile !

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