Réunions

Les clés pour prendre la parole en réunion avec succès

16/05/2012

Vous êtes de plus en plus souvent sollicitée pour présenter vos projets, transmettre des informations ou les faire remonter à votre hiérarchie ? La prise de parole en public est difficile mais surmontable ! Les conseils de Christine Harache, consultante Cegos.

 

Au-delà de l'expertise associée à votre fonction d'assistante, la communication joue un rôle déterminant dans votre réussite professionnelle. Et pourtant, prendre la parole en réunion est un moment que vous appréhendez :

  • vous n'avez pas confiance en vous ;
  • vous avez peur de bafouiller ;
  • le trac vous paralyse ;
  • vous craignez le fameux "trou de mémoire".

Voici trois étapes pour réussir vos prises de parole.

> Étape 1 : apprivoiser le trac

- La peur de prendre la parole en public est une des peurs les plus fréquemment évoquées par nos contemporains1. Personne n'y échappe. Même les directeurs qui nous semblent si à l'aise dans cet exercice doivent leur aisance à la pratique qui résulte d'un long entrainement.

- La source du trac réside bien souvent dans notre trop grande exigence vis-à-vis de nous-même. Il est difficile de réussir quand on se met la barre très haut. Pour se sentir plus à l'aise, il est important de baisser son niveau d'exigence et d'accepter par avance d'avoir des limites. N'écoutez pas les petites voix négatives qui vous disent « je ne vais pas y arriver », « je vais me ridiculiser ». Elles sont mauvaises conseillères.

- Relativisez l'enjeu de la situation. Sous le coup du stress, on a tendance à exagérer l'importance de la situation. Une bonne question à se poser pour remettre les choses à leur vraie place est : « qu'est-ce que je risque de pire si je ne réussis pas ? »

- Pensez à respirer. Bien respirer est indispensable pour avoir une voix qui porte, et cela permet aussi de faire baisser son trac. Trois respirations profondes permettent de retrouver son calme. Si vous avez la bouche sèche, utilisez le truc des comédiens : se mordre le bout de la langue permet de remédier à ce petit problème.

- Enfin, il faut savoir que le trac est aussi notre allié. Quand il n'est pas trop paralysant, il nous permet de trouver l'inspiration et de donner le meilleur de nous-mêmes. On dit que les comédiens qui n'ont pas le trac n'ont pas non plus de talent. Vous connaissez peut-être l'anecdote attribuée à la grande comédienne Sarah Bernardt. À une jeune comédienne qui disait ne pas avoir le trac, elle aurait répondu : « Rassurez-vous, cela vous viendra avec le talent ».

> Étape 2 : préparer son intervention

La bonne connaissance d'un sujet ne suffit pas, il faut lui ajouter de la préparation. Une bonne préparation vous donnera plus d'impact et plus d'assurance.

- Les bonnes questions à se poser

Pour réussir son intervention, il est indispensable de commencer par se poser quelques questions qui vous aideront à caler votre prise de parole.

  • Quel est mon auditoire ? Est-il novice ou expert ? Est-il concerné, intéressé par le sujet ? A-t-il des attentes particulières ?
  • Dans quelles circonstances se déroule l'intervention ? Le sujet est-il d'actualité ?
  • Quelle est ma position vis-à-vis du sujet ? Est-ce qu'il m'intéresse ? Quel est mon degré de connaissance ? Où pourrai-je trouver des informations pour compléter mes connaissances ?
  • Quel est mon objectif ? L'objectif n'est pas la même chose que le sujet ou le thème de l'intervention. C'est le but que l'on poursuit, ce que l'on souhaite que l'auditoire retienne.
  • Comment m'y prendre pour atteindre mon objectif ? Comment intéresser l'auditoire ? Comment faire passer les messages principaux ?

- Faire son plan

Pour structurer votre discours, utilisez « la règle de 3 ». Il s'agit, en fait, de dire trois fois la même chose, mais de façon différente bien sûr. Cette redondance est nécessaire quand il s'agit d'une présentation orale :

1. je dis ce que je vais vous dire : j'annonce le sujet,

2. je vous le dis : je développe le sujet,

3. je dis que je l'ai dit : je résume les éléments principaux.

En fait, la règle de 3 rejoint le plan classique : introduction, développement, conclusion.

En règle générale, l'auditoire ne retient bien que ce qui est dit au début et à la fin de l'intervention. Soignez donc particulièrement ces deux parties.

1. Introduction

  • Se présenter : montrer en quoi on est qualifié pour présenter le sujet,
  • Accrocher l'auditoire : montrer en quoi il est concerné par le sujet,
  • Situer le sujet,
  • Annoncer le plan : « dans un premier temps, je parlerai de ..., puis j'évoquerai ..., enfin je conclurai par... »,

2. Développement

  • Organiser le contenu en 2 ou 3 parties équilibrées, centrées autour des idées-clés

3. Conclusion

  • Résumer les idées clés,
  • Ouvrir éventuellement le débat,
  • Remercier l'auditoire (« merci de votre attention »),
  • Éviter de terminer par « voilà ».

- Préparer ses notes

Pour vous éviter la tentation de lire vos notes, ne les rédigez pas entièrement, contentez-vous de noter les idées clés. Écrivez gros et utilisez la couleur pour vous repérer plus facilement. En cas de trou de mémoire, un coup d'œil à vos notes vous permettra de retrouver facilement le fil.

N'écrivez qu'au recto de vos feuilles, numérotez-les et agrafez-les. Vous ferez peut être un peu de bruit en tournant les pages, mais vous éviterez la panique face à des feuilles mélangées.

> Étape 3 : réussir son intervention

- Réussir le premier contact

Vous connaissez la devise : « on n'a pas deux fois l'occasion de faire une première bonne impression ». Les premiers instants sont capitaux dans la réussite d'une intervention. Pour réussir le premier contact avec votre auditoire, gardez en tête la règle des 4 fois 20.

Il faut particulièrement soigner :

  • Les 20 premières secondes,
  • Les 20 premiers pas,
  • Les 20 premiers gestes,
  • Les 20 premiers mots.

- Intéresser l'auditoire

Captez l'attention de l'auditoire dès le début. En fonction de la circonstance et du public présent, vous pourrez utiliser :

  • Un peu d'humour avec une anecdote amusante. C'est classique, mais efficace. Il faut que ce soit court,
  • Une question : « à votre avis, quel est ... ? »,
  • L'annonce d'une nouvelle importante et récente en rapport avec le sujet de votre exposé. Vous avez entendu le matin même aux informations une nouvelle importante, n'hésitez pas à la relater.

Un écueil habituel consiste à lire ses notes : c'est très ennuyeux pour les participants. Jetez-y un coup d'œil de temps en temps. Si vous avez prévu des transparents, ne les lisez pas non plus : les participants sont capables de le faire eux-mêmes. Contentez-vous de les commenter.

- Soigner le contact avec l'auditoire

Le regard est signe de franchise et d'intérêt pour l'autre dans notre culture. Regardez votre auditoire dans les yeux est le moyen de l'impliquer. Il ne s'agit pas bien sûr de fixer les personnes de façon gênante. Balayez du regard l'ensemble des personnes sans pour autant que cela paraisse artificiel ou mécanique. Ne regardez pas au plafond ou par terre. Ne regardez pas en l'air ou ailleurs quand vous cherchez vos idées. Ne regardez vos notes que brièvement, le temps de vous repérer.

Si l'assistance est nombreuse, évitez de ne regarder que le premier rang. Évitez de vous concentrer sur une seule personne. Quand on a le trac, on a tendance à « s'accrocher » à un regard bienveillant. C'est très ennuyeux pour la personne en question et désagréable pour le reste du groupe qui se sent exclu du débat. Ressourcez-vous un peu à ce regard bienveillant, puis passez à d'autres personnes.

- Soigner la gestuelle

Plus de 70% du message passe par le non-verbal. Votre attitude, votre gestuelle sont donc très importantes. Elles doivent être en cohérence avec vos propos, sinon les participants percevront une distorsion.

Que vous parliez assis(e) ou debout, tenez-vous bien droit(e) sans être raide comme un I. Gardez les pieds bien posés à plat sur le sol. Laissez tomber vos bras souplement le long du corps si vous êtes debout. Posez-les sur la table si vous êtes assis(e).

- Soigner sa voix

La voix a une importance capitale. L'auditoire est captivé par un orateur qui a une belle voix. Tout le monde n'a pas nécessairement une belle voix, mais il est toujours possible de s'améliorer sur un certain nombre de points :

1. Parlez suffisamment fort pour être entendue. L'auditoire ne doit pas avoir besoin de tendre l'oreille pour vous entendre, ce n'est pas confortable. Adaptez la puissance de votre voix à la taille de la salle,

2. Modulez votre voix. Rien de plus lassant qu'une voix monocorde : montez pour attirer l'attention, descendez pour toucher, conclure.

3. Adoptez le bon rythme. Ne parlez pas trop lentement, vous courrez alors le risque d'endormir votre auditoire. Ne parlez pas non plus trop vite, il est difficile de suivre une personne qui parle trop vite. Désir d'en avoir fini plus vite ou peur de lasser l'auditoire, il est assez fréquent que, sous l'emprise du stress, on ait tendance à accélérer le débit.

4. Articulez pour être bien comprise. Même si vous n'avez pas une voix très forte, une bonne articulation vous permettra d'être plus facilement comprise.

Lancez-vous !

 

À lire : Toute la fonction Assistante - 2e éd. - Savoirs, Savoir-faire, Savoir-être

 

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  • Le 13/06/2013 à 06h06 par Maquino18079

    J'ai pu réussir ma premiere réunion grace à Kaligo. Un grand merci à toute l'équipe !

 
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Témoignage
de Valérie

secrétaire indépendante - Dacti'free

Kalligo me donne des idées, des astuces, des lettres types, etc.... bref me simplifie la vie de secrétaire !
Merci à toute l'équipe et longue vie à KALLIGO!