Réunions

L’après réunion : le compte rendu

03/12/2010

Une trace écrite est essentielle afin d’optimiser chaque réunion. Vous allez devoir rédiger un compte rendu et un relevé de décision à l’aide de vos notes. Zoom sur ces documents qui serviront de base de travail à toute l’équipe.

 

L’après réunion : le compte rendu

   > RÉDIGEZ UN RELEVÉ DE DÉCISION

Ce document sert à répertorier les engagements pris lors des discussions. Il vous permet aussi de reprendre le nom des personnes désignées pour la mise en oeuvre des actions ainsi que le temps dont elles disposent.


   > RÉDIGEZ LE COMPTE RENDU

A partir des notes prises lors de la réunion, vous allez pouvoir écrire le compte rendu. Ce dernier contient :

  • l’objet et la date de la réunion ;
  • les participants et leurs fonctions ;
  • l’ordre du jour et le résumé de chaque point ;
  • le relevé de décisions.

Attention : n’oubliez pas d’indiquer les participants absents.

Le compte rendu est un document important car il sert à :

  • prendre acte des décisions adoptées ;
  • formaliser le travail réalisé autour de la présentation des sujets et de leur débat. Il sera notamment un précieux outil de travail pour les personnes qui n’ont pu être présentes.

   > DIFFUSEZ CES DOCUMENTS D’INFORMATION

Transmettez le compte rendu accompagné du relevé de décision à tous les participants de la réunion, dans un premier temps pour validation. Ils pourront, le cas échéant, l’enrichir et le rectifier. Après un délai raisonnable (entre 5 jours et une semaine), vous pourrez alors diffuser une version définitive à l’ensemble de l’équipe.


   > FIXEZ LA DATE DE LA PROCHAINE RÉUNION

Dans le cadre de réunions régulières, vous pouvez profiter de la présence de tous pour convenir ensemble d’une date pour la prochaine réunion.


L’ASTUCE KALLIGO

N’attendez pas pour vous atteler à la rédaction du compte rendu. Faites-le à chaud, lorsque votre mémoire est encore imprégnée des échanges lors de la réunion. Votre travail n’en sera que facilité !

 

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de Fatou

Secrétaire

Je trouve le site kalligo très très intéressant. Il m'aide beaucoup et m'accompagne dans mes taches quotidiennes au bureau, surtout l'onglet informatique et bureautique et la rédaction. Je ne me stresse plus quand mon boss me confie un job. Vraiment un grand merci !