Réunions

Avant la réunion : la préparation

03/12/2010

Recherche d’une salle, définition de l’ordre du jour … Pour qu’une réunion soit constructive, vous devez veiller au préalable à toute une série de conditions. Voici la marche à suivre.

 

Avant la réunion : la préparation

   > EVALUEZ LE BESOIN

Avant de vous lancer dans la préparation d’une réunion, vous devez vérifier que celle-ci soit vraiment pertinente, qu’elle répond à un réel besoin de l’ensemble des participants.

Posez-vous les bonnes questions :

  • Quel est l’objectif de la réunion ?
  • Une réunion téléphonique, un mémo ou un mail peuvent-ils être suffisants ?

   > DÉFINISSEZ LES OBJECTIFS

La réunion peut avoir plusieurs buts. Sachez les déterminer clairement, notamment grâce aux consignes fournies par votre patron. Ils doivent être : clairs, précis, concrets, réalisables et connus de l’ensemble des participants. Cela permet une véritable collaboration et favorise le partage des idées.


   > CADREZ LA RÉUNION

  • Les participants : privilégiez une concertation en petit nombre pour ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace.
  • Durée : limitez la durée de la réunion. Idéalement pas au-delà de deux heures.
  • Ordre du jour : déterminez précisément les sujets à aborder et découpez la réunion en fonction de ces derniers.

   > FIXEZ LA DATE ET RÉSERVEZ LA SALLE

La réunion doit être prévue au moins 15 jours à l’avance. Cela vous permettra de convier les participants dans un délai raisonnable, voire même de leur transmettre un document relatif à la réunion. Ils pourront ainsi préparer leur intervention. Il ne vous reste plus qu’à trouver un lieu disponible, adapté au nombre de participants. Demandez aux intervenants s’ils ont besoin de matériel particulier pour projeter leur présentation (paper-board, projecteur, grand écran…) afin de le leur mettre à disposition.

Bon à savoir : vérifiez que la salle dispose d’un accès à l’internet et de branchements pour les équipements audiovisuels.

L’ASTUCE KALLIGO

Lorsque que vous fixez une date de réunion, dans la mesure du possible, évitez les périodes de vacances scolaires pour assurer la présence de davantage de collaborateurs.

 

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Témoignage
de Edmon Kouadio

Responsable des Opérations - Agence maritime et de services

Votre site est une mine d'or, de Word, en passant par Excel, sans oublier les fiches pratiques et bien d'autres docs, je suis comblé. Mes tâches se trouvent facilitées. Grand merci à vous !