Réunions
Prise de notes : toutes les astuces
02/12/2010Un congrès se prépare, une réunion s’organise… Mais savez-vous prendre des notes rapidement et en toute efficacité ? Découvrez nos petites astuces, méthodologies rigoureuses et devenez la Formule 1 du stylo !
> Préparez votre support
La réunion va commencer et d’ici quelques minutes vous devrez afficher une concentration parfaite. Ne soyez pas trahie par votre matériel, préparez tout en amont ! Pour une prise de note optimisée, prévoyez :
- au moins deux stylos de couleurs différentes.
- un bloc de papier à couverture cartonnée rabattable : elle vous servira de support si vous n’aviez pas de table pour écrire.
- de dater et numéroter les pages.
> Une méthode adaptée à chaque situation
La structure de vos notes se module en fonction de l’événement que vous relatez.
Vous assistez à un exposé extrêmement structuré ? Notez les idées essentielles et des exemples. Tâchez d’être exhaustive et usez d’un maximum d’abréviations pour vous faciliter le travail.
Bon à savoir : Laissez une grande marge sur chaque page : cela vous permettra de noter points importants, mots-clés, réflexions personnelles ou ajouts postérieurs.
La réunion à laquelle vous assistez est peu structurée ?
Prenez en compte les idées essentielles, les modifications et les retours en arrière (complément à une information déjà évoquée). Usez et abusez des flèches pour créer du lien logique entre les concepts développés. Servez-vous également de titres et d’alinéas qui structureront le récit.
Vous accompagnez votre patron lors d’une interview ou d’une séance d’interrogations ?
Notez toutes les questions et les réponses apportées.
> Des astuces pour une prise de note express
Vous n’avez pas été formée à la sténo ou à l’écriture abrégée ? Pas de panique, voici quelques astuces qui devraient vous faciliter la tâche.
- Ne tenez pas compte de l’orthographe
- Utilisez des abréviations qu’elles vous soient personnelles ou que vous les ayiez apprises dans un manuel de sténographie.
- Utilisez signes et symboles dès que possible
Relisez vos notes immédiatement après la fin de la réunion : titrez les différentes parties, soulignez les mots importants, complétez éventuellement certains points. La retranscription sera plus facile ensuite.
Lancez-vous dans la rédaction rapidement mais pas le jour-même. Laissez-vous au moins 24h pour faire la synthèse et dégager l’essentiel de l’accessoire.
L’ASTUCE KALLIGO
Si vous le pouvez, formez-vous à la sténo ou à l’écriture abrégée. De nombreux livres d’initiation à la méthode sont en vente dans le commerce. Quelques sites web proposent une initiation. A moins que vous n’optiez pour une session de plusieurs jours dans un centre de formation spécialisé. L’occasion d’utiliser votre DIF, non ?
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Le 28/01/2013 Ã 16h04 par ende cho roselyne11971
est- il possible d'utiliser un magnétophone, car j'aimerai qu'on nous permet l'accès de cet appareil pour mieux faire notre compte rendu sans oublié de petit détail. puisque lorsque la femme a des petite soucis elle n'est pas concentrdée.
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Le 04/09/2012 Ã 11h11 par GUEYE12695
Merci Kalligo et bonne continuation
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Le 08/08/2012 Ã 09h09 par Stephanie17790
Si vous faites un compte-rendu fidèle des échanges doublé d'un enregistrement, il est important aussi de noter le nom des intervenants, les premiers mots des échanges pour repère dans le compte rendu ainsi que l'idée générale (par sécurité si la bande audio n'est pas bonne). Il faut donc avoir la fiche de présence ainsi que l'ordre du jour pour codifier les parties.
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Le 15/05/2012 Ã 13h01 par Marie Lise14332
Bonjour,
Je prépare mon support de prise de note à l'avance, date, heure de début réunion + liste de présence.
Je fais une colonne à droite sur ma feuille de prise de note pour mettre qui doit fait quoi ? délai ? etc. -
Le 01/06/2011 Ã 07h07 par Morgane76800
Je mets cette note car j'aurai aimé avoir des exemples d'abréviations - Je dois taper les comptes rendus de Revue de Direction, Assemblée Générale et c'est un calvaire pour moi car j'en oublis les 3/4 -
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