Le budget : principe, construction et suivi

> Le principe d'un budget

Une entreprise, industrielle ou de service, est un ensemble de moyens humains, financiers et matériels organisé pour mener à bien des activités et atteindre des objectifs. Il décrit l'orientation des efforts du manager et de son équipe sur les mois à venir. Il oriente son action en l'alignant sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Qui dit objectifs dit moyens. Le budget chiffre les moyens nécessaires au service pour atteindre les objectifs qui lui sont fixés.

Le budget comporte trois phases :

1. prévoir : fixer les objectifs. C'est la construction du budget. Elle a lieu une fois par an, généralement en septembre pour l'année suivante.

2. mesurer : suivre l'atteinte des objectifs. C'est le suivi budgétaire. On le réalise généralement au mois le mois.

3. agir : engager des plans d'actions correctrices. Si on a constaté des écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

> La construction du budget

L'établissement du budget se fait sur la base de l'analyse des performances de l'année écoulée (2012 en l'occurrence) et des objectifs à atteindre pour l'année suivante (2013), ainsi qu'en prenant en compte les consignes de cadrage de la Direction Générale.

La note de cadrage contient les consignes que donne le Contrôle de Gestion pour l'établissement des budgets des différents services.

Il existe plusieurs budgets différents :

• Le budget commercial (les prévisions de vente) et le budget de production (les prévisions de production établies compte tenu des prévisions de vente). Ces deux budgets sont établis en premier.
• Les autres budgets sont établis à partir de ces budgets, ils sont dits « résultants ». Il s'agit du budget des coûts de distribution, des achats, des approvisionnements, du budget de trésorerie, du budget des frais généraux, etc.

En règle générale, le budget des frais généraux est déterminé à partir d'une enveloppe budgétaire globale à ne pas dépasser, le plus souvent établie par la direction générale ou financière.

Chaque service central élabore son budget sur la base de :

L'étape suivante consiste à faire les modifications nécessaires pour ne pas dépasser l'enveloppe globale précédemment définie (phase de négociation).

Exemple de budget d'un service support

> Le suivi du budget

Le suivi budgétaire donne lieu à une analyse détaillée des écarts par rapport au réel. Il sera réalisé mensuellement. Ce qui implique que le budget ait été mensualisé. Pour un bon suivi, il est important que chaque dépense ait été associée au mois au cours duquel on prévoit qu'elle intervienne.

Il s'agit d'analyser les écarts. Un écart est une différence entre une situation réelle et une situation prévue. L'assistante devra rechercher l'origine de l'écart et alerter son manager en cas de dérive. L'analyse des écarts est d'une utilité forte car elle permet de connaître les causes de dérives et d'en valoriser les impacts. C'est un outil d'aide à la prise de décision car elle permet aux responsables budgétaires d'identifier les variables à corriger dans le cadre des plans d'actions à mettre en place.

Pour analyser un écart il faut en identifier les causes. Elles peuvent avoir pour origine :

• un écart sur les volumes : vendus, produits ou achetés,
• un écart sur les prix de vente, les prix d'achat ou les coûts de revient.

Exemple d'analyse d'écart sur dépenses

L'état de contrôle budgétaire fait apparaître des dépenses sur le poste achat de papier supérieur de 5 000 € au budget : c'est un écart défavorable. Cet écart est le résultat de 2 écarts :

• des volumes achetés moins importants que prévu au budget (écart favorable à ce poste de dépenses), dont l'impact est le suivant : (17 000 – 20 000) x 4 € = - 12 000 €

• un prix d'achat supérieur au prix prévu au budget (écart défavorable au poste de dépenses), dont l'impact est le suivant : (5 € - 4 €) x 17 000 = 17 000 €

La mise en évidence de l'écart de prix permettra d'orienter le plan d'action vers le service achats : renégociation du prix d'achat du papier et/ou anticipation du financement de cet écart.

Pour aller plus loin : SELMER Caroline, Construire et défendre son budget, Dunod

 

À lire : Toute la fonction Assistante - 2e éd. - Savoirs, Savoir-faire, Savoir-être