Organisation

Comment organiser une conférence de presse

28/03/2011

Vous avez une information à faire passer aux médias ? Comment organiser une conférence de presse dans votre entreprise ? Pour faire venir les journalistes, il va vous falloir user de stratagèmes infaillibles ! Voici quelques conseils…

> Déterminez avec soin le message à faire passer aux médias

Comment organiser une conférence de presse

Les journalistes sont à la recherche perpétuelle d’informations mais ils n’ont pas beaucoup de temps et se déplacent de moins en moins. Vous devez donc avoir une bonne raison de vouloir les faire venir dans votre entreprise : une annonce stratégique à faire ? Un nouveau projet ? Une nouveau produit a lancer sur le marché ? Votre annonce doit être forte, sinon vos efforts seront inutiles...

> Envoyez une invitation aux journalistes

  • A Qui ? Pour commencer, vous devez sélectionner les journalistes que vous souhaitez convier dans votre entreprise. Comment les choisir ? Vous pouvez faire appel à une agence de communication spécialisée pour vous accompagner sur ce point. Cette dernière vous sera très utile pour cibler les médias : presse spécialisée ? Presse quotidienne régionale ? Magazine ?... Pour avoir des retombées efficaces dans la presse, vous devez frapper à la bonne porte et ce n’est pas la quantité qui fera la différence mais bien la qualité !
  • Quoi ? Pour ne pas défleurer votre communication avant le jour J, il va falloir composer votre invitation de façon à retenir l’attention des journalistes sans tout leur dévoiler… Leur donner envie, sans tout dire… un exercice délicat !
  • Comment ? Envoyez-leur un courrier et doublez votre invitation en l’envoyant également par email. Essayez de personnaliser un maximum votre invitation. Il faut que le journaliste à qui vous vous adressez sente que vous le connaissez, que vous avez lu ses articles et que vous lui proposez réellement un nouveau sujet à traiter. N’hésitez pas à le relancer quelques jours avant la conférence de presse par téléphone pour vous assurer de sa présence.

> Concoctez-leur une visite guidée et rythmée

Vous allez ensuite devoir construire le parcours de vos journalistes pour le jour J de la conférence de presse. Si c’est la première fois qu’ils viennent dans votre entreprise, faites un tour rapide des locaux en faisant des haltes à des endroits stratégiques bien choisis : un entrepôt spectaculaire, un centre d’appel, une chaine de montage logistique… Ils doivent en prendre plein la vue pour se souvenir de vous !

> Annoncez votre information : le passage aux aveux !

Ils sont maintenant fin prêts pour l’interview tant attendu ! Conduisez-les auprès du chef d’entreprise ou du responsable en charge de l’information que vous souhaitez diffuser.

« Prendre la parole devant des journalistes ne s’improvise pas. Nous conseillons vivement aux interviewés de se faire coacher et de « répéter » leur discours avant le jour J. C’est ce que nous appelons le média training, à ne pas prendre à la légère pour une conférence de presse réussie ! » , conseille Alexandra Romano, directrice d’Open Space, agence de communication parisienne.

> Sachez conclure en beauté !

Tout s’est bien déroulé, reste maintenant à laisser une dernière bonne impression à vos visiteurs. Remettez-leur un dossier de presse ou un communiqué de presse pour qu’ils aient des informations sur lesquelles s’appuyer en plus de leurs notes. Ce dossier doit contenir des informations générales sur votre entreprise ainsi que des données sur votre annonce du jour. Objectif : convaincre et apporter de l’information.

Vous pouvez bien sûr terminer cette visite par un buffet / apéritif pour les remercier de leur participation.

L'ASTUCE KALLIGO

Veiller à prévenir la sécurité de votre entreprise avant la tenue de cet événement.
Il est préférable de les mettre dans la boucle si vous traversez des zones sensibles par exemple qui peuvent nécessité le port de chaussure de sécurité.

 

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Témoignage
de Nathalie

Attachée de Direction - CBM Franchiseur

J'attends toujours le mardi avec impatience car je trouve que vos informations sont toujours utiles, concrètes et claires. Je garde tous vos mails et parfois quand cela m'arrive d'hésiter sur un document, je les consulte pour voir si il n'y a pas des astuces que vous ayez déjà données sur le sujet ! En tout cas, j'adooooree..........toutes les rubriques !