Organisation : perfectionnez vos méthodes de classement

QUELS ÉLÉMENTS DOIVENT ÊTRE AMÉLIORÉS ?

Pas question de tout chambouler ! L’idée est de repérer les points positifs de votre organisation actuelle afin de les développer. Il suffira ensuite, de gommer les points défaillants.

Exemples :

• Le casier alloué aux fiches de paye contient l’année en cours ?
  ? Bon point, cela facilite la consultation par le comptable.
• Le classement des factures par date et non par client ou prestataire ?
  ? Mauvais point, cela fait perdre du temps lorsque vous avez un client en ligne et que vous ne savez plus quelle est la dernière facture.

UNE MÉTHODE QUI VOUS RESSEMBLE

Faut-il tout miser sur les nouvelles technologies ou privilégier la méthode traditionnelle ? Il n’existe pas de réponse toute faite ! Etant la principale personne à vous occuper de ce classement, favorisez les méthodes avec lesquelles vous sentez le plus à l’aise.

Mais veillez également à être en adéquation avec les autres utilisateurs et les spécificités de votre entreprise. Vous travaillez dans une société d’informatique ? Utilisez de préférence des outils virtuels (ex : un logiciel) pour la gestion de l’archivage, notamment vis-à-vis des clients.

QUE FAIRE DES DOCUMENTS AU QUOTIDIEN ?

Pour éviter que les papiers ne s’entassent sur le bureau, 5 possibilités s’offrent à vous :

1. Jetez-les, s’ils n’ont aucune utilité ;
2. Redirigez-les vers les personnes concernées ;
3. Classez directement ceux qui ne doivent pas être utilisés dans l’immédiat ou qui doivent être archivés (ex : fiches de paye).
4. Rangez les documents dans la chemise du projet en cours ;
5. Traitez ceux qui doivent l’être rapidement (ex : facture à payer).

CHOISISSEZ VOTRE MATÉRIEL DE BUREAU

A vous de trouver les produits simples d'utilisation qui correspondent à vos attentes. Trois éléments sont indispensables :

• les étiquettes (de préférence en couleur) : renseignent de manière rapide sur le contenu de la pochette, du dossier, ou du tiroir, sans avoir besoin de l’ouvrir.
• les bannettes : à privilégier pour la gestion courante grâce à la facilité d’accès. Par exemple, elles sont parfaitement adaptées à l’organisation du courrier. Vous pouvez ainsi séparer : les lettres à envoyer, celles à rédiger et enfin celles à redistribuer aux autres employés.
• les boîtes : prenez-les de toutes les couleurs et choisissez-les en polypropylène, comme les Plasti-boîtes de classement de JM Bruneau, pour leur légèreté et leur flexibilité.