Cultivez votre excellence professionnelle !

Finalement, qu'est-ce qui fait la différence entre une bonne assistante et une assistante qui excelle dans l'exercice de sa profession ? L'association EUMA (European Management Assistants) et Cegos s'associent régulièrement pour mener des études et faire des enquêtes sur le métier des assistantes au niveau européen. Tous les résultats convergent : dans tous les pays, au quotidien, ce sont bien les compétences personnelles de l'assistante qui font la différence.

> Quelques constats sur le métier

• Le métier d'assistante est un métier en manque de valorisation et de reconnaissance.
  • La contribution de l'assistante à la réussite de l'équipe est invisible. Elle n'est pas mise en valeur.
  • L'assistante est un contributeur majeur à la réussite de son équipe, service ou manager. Et pourtant elle reste dans l'ombre...
  • Beaucoup de managers ne font pas le lien direct entre les contributions de leur assistante et leurs propres succès.
  • Les assistantes elles-mêmes minimisent leurs propres contributions en se dévalorisant elles-mêmes, ainsi que leurs responsabilités, et leur importance dans leur entreprise.
• Les besoins des entreprises en terme d'assistanat évoluent : elles ont de plus en plus besoin d'assistantes autonomes et proactives.
• L'évolution passe prioritairement par le développement des compétences comportementales et par le regard que l'on porte sur son rôle. C'est ce qui fera la différence. Les compétences techniques, certes importantes, sont un préalable et considérées comme acquises.

> Les 5 clés de l'excellence professionnelle

Pour se valoriser et valoriser le métier, les assistantes doivent faire la différence et se démarquer en utilisant les 5 clés de l'excellence professionnelle.

1. Anticipation : « pro activité »

• Au-delà de réagir : anticiper ;
• Réagir vite ;
• Oser, et donc avoir confiance en soi ;
• Prendre des risques ;
• Avoir l'esprit d'initiative ;
• Être force de proposition ;
• Être à l'écoute des besoins de son environnement ;
• Raisonner « solution » et non « problème ».

2. Association : « partenaire »

L'assistante (au sens plein du terme) travaille AVEC une équipe. Elle fait partie de l'équipe, en est un membre à part entière, à égalité avec les autres. À l'inverse, l'exécutante travaille POUR une équipe. Elle n'en fait pas réellement partie. Par exemple, elle ne participe pas aux réunions, elle n'est pas vraiment au courant des dossiers et des objectifs de l'équipe.

Pour une collaboration réussie, les assistantes doivent se poser la question de savoir comment agir au sein de l'équipe. Elle doit se positionner au cœur des échanges et du responsable. Objectif : professionnaliser sa capacité à agir en relation avec les autres ! C'est un facteur de respect de son rôle.

3. Adaptation : « flexibilité »

L'adaptation et la flexibilité font partie des compétences prioritairement attendues des assistantes.

L'adaptation à un manager repose sur le concept de complémentarité. Il s'agit pour l'assistante d'être complémentaire vis-à-vis de son manager, c'est-à-dire de développer les compétences qu'il n'a pas (dans le champ de responsabilité de l'assistante) : être organisée pour deux s'il ne l'est pas ; être « communicante » pour deux, s'il ne l'est pas ; lui proposer de prendre en charge des activités pour qu'il puisse se centrer sur son cœur de métier.

L'adaptation peut porter aussi sur l'adaptation au changement.

Quelques conseils pour « apprivoiser » le changement

• Pour mieux vivre le changement, il est plus efficace de « faire avec » que de « lutter contre ».
• Être curieux et se tenir au courant de ce qui se passe. Une attitude qui permet d'éviter les grosses surprises.
• Anticiper le changement, aller volontairement à sa rencontre et chercher à s'approprier des effets pour sa pratique professionnelle.
• Voir les aspects positifs, qui sont souvent moins perceptibles que les négatifs.
• Identifier le rôle qu'on peut jouer comme « agent de changement ».

4. Attitude : « impact »

Quel impact a l'assistante dans sa communication avec son manager, l'équipe et au-delà ?

Le rôle classique de pivot de l'information de l'assistante s'élargit actuellement dans un environnement de plus en plus complexe. Complexe parce qu'elle côtoie plus d'interlocuteurs, complexe parce qu'elle gère plus d'informations, complexe parce qu'elle doit agir vite et bien dans le souci de l'entreprise, des clients et de l'équipe avec laquelle elle travaille.

Au téléphone comme en face-à-face, avec des clients comme avec leurs équipes et leurs responsables, l'excellence relationnelle est pour elle un atout indispensable. Cette excellence se travaille et se développe grâce à des outils, des techniques et une meilleure connaissance de soi et des autres.

La communication ou l'art de faire passer ses messages s'apprend. Intuitivement, spontanément, l'assistante sait communiquer efficacement. Mais quand tout s'accélère, quand l'adaptation aux changements est nécessaire, l'assistante se doit d'être une bonne « communicante ».

En développant son aisance, son impact, son image et son assurance, l'assistante contribue à l'efficacité collective de son équipe.

5. Aptitude : différenciation

Progresser dans sa carrière ou dans son poste nécessite de chercher continuellement à développer ses compétences, son ouverture d'esprit, sa créativité.

Quelques bonnes pratiques :

• C'est se différentier, cultiver ses talents.
• Situer ses points forts et faibles grâce aux regards d'autrui. Demander le feed back, réagir positivement à la critique
• Savoir innover utilement
• Esprit d'ouverture et de créativité
• Accepter, voire rechercher des missions qui permettent de développer ses compétences
• Se tenir au courant de l'évolution de son métier : sites web, associations d'assistantes, etc
• Se former

Tout cela s'apprend et se cultive... À vous de jouer !

 

À lire : Toute la fonction Assistante - 2e éd. - Savoirs, Savoir-faire, Savoir-être