Fiche pratique

Utiliser des filtres et des règles de courrier dans Outlook 2010

Une règle, ou un filtre, est une action que le logiciel de messagerie Outlook effectue de façon automatique sur les messages reçus ou envoyés. Voici comment les mettre en place pour faciliter votre organisation au quotidien.

Les règles et les filtres vous permettent d'être organisé au quotidien et d'être informé en temps réel des messages importants. En effet, selon vos paramètres personnels, les messages se rangent immédiatement dans des dossiers spécifiques, en reconnaissant l'expéditeur ou un mot-clé dans l'objet du mail, mais ils peuvent aussi envoyer un accusé de réception, selon le destinataire, ou répondre de façon automatique.
De plus, vous pouvez configurer l'envoi d'une notification, sur votre téléphone par exemple, lorsque le message est urgent ou envoyé par un client important.

Pour créer une règle, dans l'onglet « Accueil », cliquez sur le menu déroulant « Déplacer » puis sur le dossier « Règles » et, enfin, sur « Gérer les règles et les alertes ».

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Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, sélectionnez « Nouvelle règle ».

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Étape 1 : Une liste s'affiche. Elle vous permet de choisir entre des règles de deux catégories « Rester organisé » et « Rester à jour ». À vous de sélectionner votre modèle. Dans notre exemple, nous sélectionnons « Déplacer les messages qui contiennent des mots spécifiques dans l'objet vers un dossier ».

Étape 2 : Modifiez la règle afin qu'elle corresponde à vos attentes. Pour cela, il faut cliquer sur les mots soulignés pour leur attribuer une valeur spécifique. Dans notre exemple, nous voulons que dès que le mot « commande » apparaît dans l'objet, l'email soit classé dans le dossier « Bons de commande ».

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Cliquez sur « Suivant » pour afficher une liste de conditions à respecter. Il se peut que la règle en elle-même soit incomplète et que vous souhaitiez établir d'autres paramètres plus précis.
Étape 1 : Cochez celle(s) de votre choix.
Étape 2 : Complétez, si nécessaire, la description de la règle à l'aide d'une(de) valeur(s) supplémentaire(s).
Dans notre exemple, nous sélectionnons « contenant des mots spécifiques dans l'objet/le corps de message » et ajoutons l'expression « bon de commande ».
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Cliquez de nouveau sur « Suivant » pour affiner la règle.
Étape 1 : Sélectionnez une action que doit déclencher le message réunissant tous les critères.
Étape 2 : Complétez les valeurs si besoin.
Dans notre exemple, nous choisissons « le transférer à personnes ou groupe public » et nous spécifions que l'email doit être envoyé au service comptabilité.

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En cliquant sur « Suivant », vous pouvez cocher des exceptions pour lesquelles la règle ne doit pas s'appliquer. Pour l'exemple, nous prenons « sauf si mon nom n'apparaît pas dans la zone A ».
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La dernière phase consiste à attribuer un nom à votre règle. (1)
Vous aurez aussi le choix entre l'appliquer à tous les messages présents dans la boîte de réception ou uniquement à ceux à venir. (2)
Enfin, vérifiez bien que la description de la règle est conforme à vos attentes avant de cliquer sur « Terminer » (3).

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Témoignage
de Christian

Retraité

Excellentes fiches Power Point, pas si faciles à trouver... Félicitations !