Outlook : établissez des règles de gestion

> 1. Créez des dossiers d’action et des dossiers de classement

L’une des principales causes d’engorgement de votre boîte à lettres est l’absence de dossiers. Il est conseillé de créer deux types de dossiers : les dossiers d’action dans la boîte de réception et les dossiers de classement dans un fichier de données Outlook (fichier .pst). Ce dernier évite d’augmenter inutilement la taille de votre boîte à lettres, car il s’enregistre indépendamment, à l’endroit de votre choix.

> 2. Créez des règles de classement automatique

Les règles permettent de classer automatiquement, en fonction de critères prédéfinis, les messages dès leur arrivée dans votre boîte de réception.

Vous pouvez par exemple, pré-classer dans des dossiers d’action les newsletters auxquelles vous êtes abonnées pour les regrouper et les lire au moment de votre choix. Vous pouvez également pré-classer, ou affecter un indicateur de suivi aux messages provenant d’une personne en particulier.

Les règles offrent de multiples possibilités et peuvent être affinées en ajoutant des critères d’exception.

> 3. Créez des emails réutilisables

Il se peut que vous rédigiez régulièrement des mails s’adressant au même groupe de personnes ou contenant un texte générique. Il peut s’agir de la diffusion d’un rapport mensuel ou d’un tableau de bord ou bien de l’envoi de renseignements auprès de vos clients. Dans ce cas, vous gagnerez du temps en créant des listes de distribution et des modèles d’email.

Une liste de distribution (ou groupe de contacts) contient plusieurs personnes sélectionnées par vos soins dans le carnet d’adresses de l’entreprise et/ou dans vos fiches contacts. Pour envoyer un email à ce groupe de personnes, il suffit alors de l’adresser à la liste de distribution.

Pour gagner du temps, vous pouvez également créer un modèle d’email à partir d’un email déjà tapé. Ce modèle sera enregistré dans un dossier spécifique sur le disque dur de votre ordinateur. Vous pouvez ensuite l’utiliser chaque fois que vous en avez besoin, le compléter avec de nouvelles informations et l’envoyer. Consultez notre fiche pratique pour créer un modèle de message Outlook.