Google documents : créez et partagez simplement vos documents

Prenons un exemple : vous préparez une présentation avec trois autres assistantes et chacune doit bien entendu ajouter ses données propres. Si vous ne travaillez pas dans la même entreprise, vous allez naturellement utiliser votre messagerie pour échanger entre vous et construire votre document au fur et à mesure.

Cela risque d'être long et fastidieux. Qui centralise ? Comment avoir un suivi en temps réel ? Avec Google documents, vous pouvez intervenir en même temps sur un même document et les modifications sont visibles au fur et à mesure de vos enregistrements ! C'est en quelques sortes un réseau de stockage accessible de partout...

Voici quelques indications pour faire vos premiers pas sur Google Documents.

1. Création d'un compte dans Google

Pour pouvoir utiliser l'utilitaire Google documents, vous devez commencer par vous créer un compte. Deux solutions :

• Si vous avez déjà une adresse Gmail, rendez-vous à cette adresse http://docs.google.com/ et entrez vos codes de connexion.
• Si vous n'avez pas d'adresse Gmail, cliquez ici : http://docs.google.com/ puis cliquez sur le bouton Inscription en haut à droite. Vous avez maintenant le choix de créer une nouvelle adresse Gmail ou bien d'utiliser l'une de vos adresses email existantes.

Une fois que votre compte est créé, vous accédez à l'interface de Google Documents.

2. Création d'un document dans Google documents

Cliquez sur le bouton en haut à gauche Créer. Un menu déroulant vous propose :

• un document texte
• une présentation
• une feuille de calcul
• un formulaire
• ...

Tous ces documents s'utilisent comme vos traitements de texte et tableurs habituels (Word, Excel...).

3. Importer des documents dans Google Documents

Pour importer dans Google Documents un document existant que vous souhaitez partager avec d'autres personnes, cliquez sur l'icône Importer (symbolisé par un disque dur à côté du bouton Créer).

4. Partager un document

Si votre document est ouvert, cliquez sur le bouton en haut à droite Partager. Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous propose d'inviter des collègues ou amis en indiquant leur adresse email. Ces derniers recevront alors une invitation (personnalisable). Une fois qu'ils auront reçu ce mail, ils devront s'enregistrer sur Google Documents et auront accès à votre document depuis leur espace personnel.

Si votre document n'est pas ouvert, cliquez sur le bouton Partager en haut à gauche (voir photo ci-dessous). Le reste de la procédure est égale à celle expliquée au dessus.

5. Publier un document sur Google Documents

Pour publier un document, il doit être ouvert. Dans le menu Fichier, sélectionnez Publier sur le web dans le menu déroulant. Une nouvelle fenêtre s'affiche et vous donne l'adresse web de votre document. Vous pouvez ainsi envoyer cette adresse à vos collègues pour qu'ils/elles puissent y avoir accès directement depuis ce lien.

6. Télécharger un document depuis Google Documents

Pour télécharger un document, cochez la case à droite de son titre, allez ensuite dans le menu en haut et cliquez sur Autres puis Télécharger.

À tester absolument !