Comment gèrer un interlocuteur mécontent au téléphone ?

Voici 5 recommandations pour bien s’y prendre :

Écouter et ne jamais interrompre le client ou l’intrelocuteur

Le couper dans ses explications risquerait de l’énerver encore plus ! Un interlocuteur mécontent a besoin de se sentir compris, donc vous devez être attentif à ses

Reformuler son problème

Pour être sûr que tout a été dit et compris, résumez sa demande avec vos mots pour que le client sente que vous êtes de son côté.

Faire preuve d’empathie

Si vous n’êtes pas en mesure de lui apporter une réponse immédiate, faites lui comprendre que sa demande est bien comprise et utilisez des phrases comme :

• « Ne vous inquiétez pas, nous allons trouver une solution à votre problème »
• « Je m’occupe personnellement de votre dossier »

S’excuser de la manière la plus formelle qui soit.

C’est facile à faire et parfois, le client n’attend que ça !

Souriez au téléphone !

Même s’il n’est pas content, votre interlocuteur sera inconsciemment sensible au ton de votre voix et ne doit pas sentir ni d’agressivité ni d’énervement de votre part.