Organiser un séminaire : les points clés

Recherche d’un lieu pour votre événement : les préliminaires

• Déterminer le type de séminaire à organiser (journée de travail, convention…) ;
• Clarifier l’objectif du séminaire (informer, stimuler, récompenser…) ;
• Cibler le public : les salariés, la direction, les cadres…
• Calculez le nombre de participants ;
• Déterminer la durée du séminaire ;
• Visez une date ou une période pour la tenue de votre événement ;
• Lister vos éventuels sponsors ou partenaires à contacter ;
• Déterminer votre budget.

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez commencer la recherche d’un lieu qui corresponde à vos critères de départ.

Quelques astuces pour limiter les risques de dérapages !

• Commencez la préparation de votre événement au moins 3 mois à l’avance : ce délai est nécessaire pour trouver facilement un lieu, rechercher les prestataires, préparer le contenu de la réunion…
• Prenez le temps de faire faire plusieurs devis à différents prestataires afin de trouver le prix le plus juste et de limiter les coûts ;
• Visitez toujours le lieu avant de signer un contrat de location pour vous assurer que les salles et les équipements sont conformes à vos attentes ;
• Choisissez une date hors période de vacances scolaires ;
• Vérifiez qu’il n’y a pas d’autre événement majeur à cette date ;
• Si c’est un événement récurrent, changez de lieu tous les ans pour éviter de lasser vos invités et garder un « effet de surprise » !
• Pour les déjeuners et diners, prévoyez des mets « végétariens » et « hallal » que chacun puisse trouver son bonheur ;
• Adresser les invitations suffisamment à l’avance pour que vos invités puissent bloquer la date simplement dans leur agenda.