Réunions

Maîtrisez les comptes rendus de réunion

03/12/2010

Vous avez assisté à la perfection votre patron lors d'une réunion. Félicitations ! Mais votre travail n'est pas terminé. Il vous reste maintenant à en faire le compte rendu. De la prise de notes à la relance en passant par le plan d'actions, suivez nos conseils pour maîtriser vos comptes rendus de réunion.

> De l'utilité du compte rendu

Ce document restitue par écrit les décisions prises et les propos abordés lors d'une réunion. C'est un aide mémoire.

À qui est-il destiné ? Aux participants, bien sûr, mais aussi à toutes les personnes intéressées par les conclusions du groupe.
Vous devez donc le rendre à la fois complet et explicite mais aussi court et facile à lire.

Que doit-il comporter ?

  • L'ordre du jour
  • La date et le lieu
  • La liste des participants
  • Les différentes étapes de la réflexion
  • Les solutions retenues
  • Le plan d'actions
  • La date de la prochaine réunion

Modèle de document : Profitez de notre exemple de compte rendu de réunion gratuit dans la rubrique documents types !

Bon à savoir : Quelle forme utiliser pour la rédaction ? Un compte rendu étant neutre, employez toujours la voie passive : la troisième personne du singulier.

> La prise de notes pour retenir les informations clés

Impossible de rédiger un compte rendu fidèle de votre réunion sans prise de notes.
Vous devez y apporter le plus grand soin afin de ne pas déformer les propos des divers interlocuteurs :

  • Notez uniquement les informations clés : retenez le plus important et écartez les détails pour ne pas laisser l’essentiel vous échapper.
  • Ecrivez en style télégraphique : supprimez les mots qui transmettent peu d'informations.
  • Employez des abréviations : vous augmentez votre vitesse d'écriture. Consultez la fiche pratique des abréviations les plus courantes.
  • Restez objective : attention à ne pas accorder de notes plus importantes à une idée qui vous intéresse davantage. Votre opinion ne doit pas transparaître.
  • Gardez votre plan de réunion sous les yeux pour bien vous repérer : notez les titres des parties ou trouvez une astuce pour vous situer (saut de ligne, décalage...).

Pour plus d'informations pratiques sur la prise de notes, consultez notre article Prise de notes : toutes les astuces.

Bon à savoir : utilisez un dictaphone pour enregistrer une réunion en petit groupe. En complément de vos notes, il vous aidera à restituer fidèlement les points essentiels. Mais ne vous basez pas uniquement sur cet outil qui, s'il peut s'avérer très pratique, peu aussi devenir difficile à exploiter si les sujets de la réunions sont trop diffus...

> Le plan d'actions pour exposer les modalités d'application

Les décisions requises lors de votre réunion doivent apparaître clairement dans votre compte rendu. Votre plan d'actions servira à traduire la stratégie adoptée.

Il doit indiquer par exemple :

  • Les objectifs
  • Les étapes à franchir
  • Le planning
  • Les difficultés probables
  • Les aspects financiers
  • La répartition des tâches entre les responsables
  • Les travaux annexes...

> La relance pour planifier les missions à venir

Cette partie sert à renseigner les prochaines étapes :

  • La date et le lieu de la réunion suivante
  • Les points à valider
  • La répartition des tâches entre les participants

 

L'ASTUCE KALLIGO

Vous ne savez pas comment structurer votre compte rendu ? Utilisez l'ordre du jour comme plan général. Chaque point de ce dernier peut devenir une section de votre compte rendu.

 

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  • Le 12/12/2013 à 17h05 par angelina13957

    Merci pour cet article. Il est très intéressant et va aider beaucoup de personnes.

  • Le 29/10/2013 à 09h09 par LAURENCE286774

    Bonjour,<br /> Tous ces conseils sont évidemment efficaces. Toutefois, de nos jours, et pour ma part depuis plusieurs années, j'ai la chance de saisir en direct via PC mobile.

  • Le 15/05/2013 à 13h01 par Claire17429

    Merci pour cet article détaillé qui en aidera plus d'une. Dans ma boîte on propose aux différentes structures d'externaliser ce type de travaux car toutes les secrétaires ne sont pas toujours au fait sur ce type de tâche et parce que cela ne nécessite pas forcément l'embauche d'une employé<br /> Claire de Idal secrétariat <br /> <a target="_blank" rel="nofollow" href="http://www.idal-secretariat.fr/">http://www.idal-secretariat.fr/</a>

  • Le 29/05/2012 à 10h10 par LEELEE

    Bonjour,<br /> peut on avoir les types de formation sur la maitrise des comptes rendus ?

 
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