Vous êtes débordé(e) ? Les astuces d'Elisabeth Durand-Mirtain

Natacha de Kalligo : qu'est-ce qui fait que parfois, nous nous sentons débordé(e)s par les événements ?

Elisabeth Durand-Mirtain : dans l'entreprise, les sollicitations diverses (surcharges de travail, mauvaises habitudes, réunions nombreuses, etc.) font que nous pouvons effectivement nous sentir débordés... Tout devient opaque et nous ne savons plus où donner de la tête.

Une des causes de cet état stressant « être débordé(e) » se trouve dans une mauvaise définition des tâches. Une tâche représente l'action, ou "ce que je fais". Exemples : téléphoner, prendre des notes, rédiger, assister à une réunion, lire, etc. Il faut que cet ensemble de tâches répondent à votre mission (ce n'est pas tout à fait ça)

C'est lorsque les tâches ne sont pas recentrées sur les missions que la désorganisation se met en place.

Natacha de Kalligo : alors que doit-on faire pour clarifier ses tâches ?

Elisabeth Durant-Mirtain : Quand les missions sont claires, les décisions sont faciles à prendre parce que les choix s'imposent d'eux-mêmes. Les missions doivent être cohérentes à soi-même, son mode d'organisation, et adaptées à son environnement de travail.

Les missions passent à travers le filtre des responsabilités. Etre "responsable de ....", c'est prendre la ou les décision(s) de faire et réfléchir à ses limites : où s'arrête mes missions ? Les dérives dans son organisation sont fréquentes parce que missions et responsabilités sont souvent "mêlées" aux tâches qui les constituent.

Exemple : si vous trouvez dans vos dossiers papier ou informatique, des documents qui ne se rattachent à aucune de vos responsabilités, cela signifie :

• soit que vous avez omis cette responsabilité (dans une de vos missions),
• soit que ces documents sont inutiles... et donc doivent disparaître !

Natacha de Kalligo : comment ne pas se laisser déborder ?

Elisabeth Durand-Mirtain : Il y a de nombreuses méthodes... soit, l'application de techniques de gestion du temps, soit une meilleure utilisation de ses outils de travail, etc.

La toute première méthode consiste à « réfléchir avant d'agir ». C'est-à-dire, prendre un temps de réflexion avant de se lancer dans l'action :

• Est-ce le bon moment ?
• Est-ce prioritaire ?
• Est-ce que l'urgence m'a été clairement qualifiée ?
• A-t-on posé un délai ? Qui l'a posé ? Pour quelles raisons ?
• Ai-je tous les éléments pour me lancer ?

Le fameux QQOQCP (Qui – Quoi – Où – Quand – Comment – Pourquoi) est à ce moment-là très utile. Rudyard Kipling disait : "j'ai six fidèles serviteurs qui dirigent toute ma vie, ils s'appellent : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?".

Ce sigle résume la méthode du questionnement systématique, phase préalable, qui consiste à analyser et collecter les données nécessaires pour dresser une sorte d'état des lieux du degré d'urgence et de la manière de réaliser la tâche.

Natacha de Kalligo : comment optimiser sa méthode d'organisation ? Pouvez-vous nous donner quelques trucs et astuces ?

Elisabeth Durand-Mirtain : plus que des « trucs et astuces », ce sont des techniques à appliquer. Devant le flux d'information reçu, à traiter, à diffuser (ou non !), à lire, etc. il y a une méthode simple pour traiter les informations.

L'information peut-être gérée selon 3 ordres :

• 1. Ce que je peux traiter de suite (la règle de l'action immédiate) car j'ai l'information et l'action est rapide. Ex : répondre « OK » à un e-mail, jeter un email une fois l'information lue, classer de suite un document dans un fichier, etc.
• 2. Ce qui demande préparation car vous avez besoin d'informations complémentaires (chercher dans un dossier, téléphoner à un(e) collègue, etc.). Cette action est planifiée.
• 3. Ce qui demande documentation comme une recherche d'informations complexes, une réunion, un entretien et qui a besoin d'être « découpé » en étapes qui sont, elles-mêmes, hiérarchisées.